Время все успевать

В современном мире практически перед каждым человеком встает вопрос «Как все успеть, возможно ли все успеть?». Ответ однозначный: возможно. Если даже и не все, то, во всяком случае, самое важное и необходимое человек может реализовать
в имеющихся временных рамках. Для этого в первую очередь стоит осознать, в чем сложность личного «неуспевания во времени».

Возможные причины человеческого «не успеваю по времени»:

– нет ощущения времени;

– неправильное планирование дел;

– размытые временные границы планируемых дел;

– потеря фокуса внимания с запланированного дела.

Рассмотрим каждую причину более подробно, раскрыв суть и обозначив, как это можно изменить, тем самым усилив личную эффективность в рамках имеющегося времени.

1. Нет ощущения времени.

Данная причина проявляется, когда человек не чувствует времени, то есть ему сложно оценить, прошел 1 час или 1,5 часа. Когда человек не чувствует и не знает, сколько он времени тратит на каждое свое дело, которое он выполняет ежедневно, например, сколько времени уходит на ответы по электронной почте, сколько в среднем времени уходит на уборку квартиры и т.д.

Для того чтобы справиться с подобной личностной особенностью, рекомендуется наблюдать за временем. Для этого можно выполнять простые упражнения в течение дня, например, перед каждой задачей определять необходимое время для его реализации, а затем проверить, сколько времени в реальности ушло на выполнение задачи. Или через каждый час (предполагаемый) обращать внимание на время, чтобы контролировать, насколько верно было прочувствовано, что прошел час. Зафиксируйте, насколько вы ошиблись и в какую сторону: по вашим ощущениям прошло меньше или больше часа?

2. Неправильное планирование дел.

Часто встречающиеся ошибки в планировании – желание человека максимально много запланировать дел без резерва времени и при этом не сделать оценку планируемого по степени важности и срочности. От этого получается, что дела «кочуют» изо дня в день, так и оставаясь невыполненными. Недовольство собой усиливается.

Для того, чтобы все успевать, стоит использовать следующие приемы и правила в планировании дел:

а) подсчитать общее время, которое отводится ежедневно на выполнение задач. Например, 12 часов бодрствования и активной деятельности. Из активного времени заполнять только две трети времени (6 часов из 12), оставляя одну треть времени (3 часа из 12) на непредвиденные обстоятельства, сверхзадачи и другие отвлекающие моменты (звонок занял не 5 минут, а 15, срочно вызвали на совещание, заболел ребенок и т.д.). Получается, что из 12 активных часов делами заполняются только 6 часов, 3 часа остаются в резерве на случай непредвиденных обстоятельств или более длительного выполнения запланированных дел. Если остается свободное время, то его всегда можно будет потратить на задачи следующего дня, тем самым разгрузив текущие дни;

б) составлять список необходимых дел и ранжировать их по степени важности и срочности. В результате получится 4 группы задач:

– срочные и важные дела;

– срочные, но неважные;

– несрочные, но важные;

– несрочные, неважные.

В первую очередь внести в планирование дня срочные, важные дела и срочные, неважные. Если остается свободное время, то можно использовать несрочные, важные дела. Даже если из них выполнять постепенно только какую-то часть, то есть большая вероятность, что к нужному сроку они уже будут готовы и не перейдут в категорию срочных. Дела несрочные и неважные желательно делегировать другим людям, если есть такая возможность.

3. Размытые временные границы планируемых дел.

Обычно это проявляется в том, что на одно и то же дело у человека может уходить разное количество времени или когда человек сам не знает, сколько времени у него уходит на выполнение конкретной задачи.

Рекомендации будут созвучны с предлагаемыми ранее: наблюдать, сколько времени уходит на одно и то же дело, и вычислять среднее время выполнения каждой задачи. Затем стараться в рамках этого времени справляться с поставленной целью.

4. Потеря фокуса внимания с запланированного дела.

Данная причина наблюдается, когда человек начинает заниматься одним делом, но с определенной периодичностью отвлекается либо на параллельные дела, либо на «поглотители времени».

Если отвлечение идет на другое дело, то нужно постараться усилием воли возвратиться к необходимому делу, отводя для другого мероприятия другое время, или обратить свое внимание на список «срочных, важных дел».

Для работы с «поглотителями времени» стоит сначала выяснить, какие именно являются отвлекающими. Возможно, это звонки, превышающие без надобности 8-10 минут, или частые и продолжительные чаепития в течение дня, или долгие беседы с коллегами, или социальные сети и т.д. Когда все «поглотители времени» вычислены, рекомендуется постепенно уменьшать их присутствие в каждом дне. Например, звонок, превышающий 10 минут, стоит научиться вежливо прекращать, отводить конкретное время для общения с коллегами и выходить из диалога по его завершении и т.д. То есть направить свои усилия на умение минимизировать влияние «поглотителей времени».

Таким образом, осознав ценность времени, научившись грамотно планировать дела и эффективно использовать имеющееся время, вполне возможно справляться и успевать решать все необходимые задачи и выполнять все нужные дела.

ТАКЖЕ В РУБРИКЕ

№142 (5217) - 27 ноября 2014 года