Чиновники, и без бумаг?!

/ В столице внедряют электронный документооборот

В скором времени в cыктывкарской администрации появится новая система электронного документооборота.

Для чиновников, привыкших по старинке переносить документы из кабинета в кабинет и обратно, наступает новая эра. Все бумаги, входящие-исходящие документы, станут «передвигать» по внутренней электронной сети. Удобно? Бесспорно. При этом срок рассмотрения, согласования документации сократится в несколько раз, а чиновники будут находиться под пристальным вниманием электронного ока – волокита уже не допускается.

Новая система прохождения документов напрямую коснется и жителей города, которые обращаются в столичную администрацию по разным вопросам.

Сыктывкар – пока единственный муниципалитет в Коми, решившийся на такие преобразования. Начальник управления специальных программ сыктывкарской администрации Максим Мартышин подтвердил нам, что электронный документооборот повысит прозрачность процессов управления и сократит сроки принятия управленческих решений. Но очевидных плюсов, без преувеличения, у такого новшества намного больше. И в первую очередь оно пойдет на пользу простым горожанам. Кстати, совсем недавно Президент России Дмитрий Медведев призвал регионы внедрять на местах электронный документооборот, поскольку в нынешнем виде на согласование бумаг у чиновников уходит слишком много времени. Еще один немаловажный момент заключается в том, что новая система позволяет избежать случайной потери документов, что происходит довольно часто.

По словам М.Мартышина, процесс электронного документооборота – весьма объемный и подразумевает несколько этапов освоения. На протяжении двух лет, пока шла подготовка, в мэрии закупили все техническое оборудование. Осталось приобрести несколько лицензионных программ, адаптированных для органов местного самоуправления. В общей сложности на установку новой системы потребуется около трех миллионов рублей.

На первом этапе, который идет полным ходом, внедряется регистрация входящей-исходящей информации в электронном виде, создается единый электронный архив документов, а также предусмотрено обязательное обучение работников администрации.

– На протяжении многих лет в голове держится определенный механизм работы с документами. Сейчас эта система на корню обрубается, и мы переходим на новый этап работы. Почему в некоторых организациях электронный документооборот не приживается? Потому что мало сил затрачивается на обучение персонала новой системе, люди по старинке предпочитают ходить с документами по этажам, из кабинета в кабинет, – говорит Максим Мартышин. – Но мы решили сразу: обучение должно быть в обязательном порядке. Нужен перелом в сознании чиновников.

Сегодня входящая и исходящая документация уже фиксируется на электронных носителях. Однако чтобы документ поступил ответственному лицу, иногда уходит до десяти дней.

С появлением новой системы время на согласование бумаг сократится в несколько раз. Документ, поступивший в администрацию на бумажном носителе, будут сканировать, далее компьютер сам определит, к какому управлению он относится, и тут же по внутренней сети направит его к месту назначения. Эта же система сможет показать, сколько документов находится на согласовании у того или иного чиновника, сколько из них просрочено, а сколько – уже исполнено. Иными словами, появится контроль за исполнительской дисциплиной. Кстати, в зависимости от этого станет варьироваться и премия сотрудника администрации.

Помимо электронной системы входящей-исходящей информации в мэрии уже применяется система «одного окна». Кроме того, в холле администрации еще летом появились специальные терминалы. Пугающие на первый взгляд установки, особенно непонятные пожилым людям, однако, очень просты и удобны в применении. Терминалы могут служить своеобразной электронной книгой жалоб и предложений, в них можно оставить свое резюме, написать сообщение любому из руководителей администрации или депутату и даже записаться на прием к мэру. В терминалах размещаются пресс-релизы, городские новости, распоряжения градоначальника. «Терминалы стали популярными среди горожан, – отмечает М.Мартышин. – Через них уже поступило более двухсот обращений к мэру, его заместителям, депутатам. Сразу скажу, что анонимные сообщения не принимаются, поскольку подразумевается компетентный ответ, равно как не пропускаются нецензурные и бранные выражения».

Еще одна особенность терминала заключается в том, что он напрямую связан с системой «одного окна». После сдачи документов на рассмотрение гражданин получает идентификационный номер. И в любое время с помощью терминала можно будет выяснить, на какой стадии рассмотрения находятся его документы. Такой своеобразный «народный контроль» за работой администрации начнет функционировать уже в этом году. А вся система электронного документооборота в столичной мэрии должна заработать в 2010 году.

Ольга КЕРМАС.

Фото Дмитрия НАПАЛКОВА.

ТАКЖЕ В РУБРИКЕ

№195 (3869) - 23 октября 2008 года